La gestión documental es una función administrativa esencial que garantiza la conservación, recuperación y control de la información. Dominar los conceptos de documento, registro y archivo, así como sus funciones y clasificaciones, es fundamental para el desempeño del administrativo del Estado.

Concepto de Documento

Información registrada en cualquier soporte (papel, digital, audiovisual, etc.) que tiene valor probatorio o informativo.
Elemento básico de la gestión documental; puede ser simple (una carta) o compuesto (expediente).
Debe contener datos identificables: autor, fecha, contenido y destinatario.

Concepto de Registro y Archivo

Registro: acción de anotación ordenada de documentos en un libro o sistema. Crea constancia oficial de entrada/salida de documentos.
Archivo: conjunto de documentos organizados y conservados según criterios específicos para su consulta y preservación.
El registro es un proceso; el archivo es una institución o lugar físico/digital.

Funciones del Registro

Crear constancia de la recepción o expedición de documentos.
Dotar de número de referencia único a cada documento.
Permitir el seguimiento y trazabilidad del documento en la administración.
Garantizar la autenticidad y la fecha cierta.
Facilitar la recuperación rápida de documentos.

Funciones del Archivo

Conservar documentos en condiciones adecuadas (temperatura, humedad, seguridad).
Organizar y clasificar documentos según criterios predefinidos.
Facilitar el acceso y la consulta de información.
Garantizar la preservación a largo plazo del patrimonio documental.
Cumplir con obligaciones legales de retención y eliminación.

Clases de Archivo

Archivo de gestión: documentos en tramitación o de consulta frecuente (administración diaria).
Archivo central o intermedio: documentos con consulta menos frecuente, en espera de valoración.
Archivo histórico: documentos de valor permanente, cerrados y con valor histórico, cultural o probatorio.

Criterios de Ordenación

Alfabético: por apellido, nombre o razón social (frecuente en administrativo).
Numérico: por número de expediente, referencia o código.
Cronológico: por fecha de creación o recepción.
Temático o por materias: agrupación por asuntos o departamentos.
Mixto: combinación de varios criterios según la naturaleza de los documentos.