Access 365 es una herramienta de gestión de bases de datos relacional integrada en Microsoft 365, ampliamente utilizada en la Administración Pública para organizar, consultar y reportar información. Dominar sus componentes principales es esencial para el administrativo del Estado.

Conceptos fundamentales de Access 365

Base de datos relacional: conjunto organizado de tablas relacionadas entre sí mediante campos comunes.
Objeto de Access: elemento que forma parte de la base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros).
Campo: columna que contiene un tipo específico de dato (texto, número, fecha, etc.).
Registro: fila que contiene todos los datos de una entidad.

Tablas: estructura y gestión

Definición: estructura básica que almacena datos en filas (registros) y columnas (campos).
Clave principal: campo o conjunto de campos que identifica unívocamente cada registro; impide duplicados.
Tipos de datos: texto, número, fecha/hora, moneda, sí/no, hipervínculo, datos adjuntos, etc.
Propiedades de campo: tamaño, formato, validación, valor predeterminado, requerido.

Consultas: búsqueda y análisis de datos

Consulta de selección: extrae datos de una o varias tablas según criterios especificados.
Consulta de acción: modifica datos (actualización, eliminación, inserción, creación de tabla).
Criterios: condiciones que filtran registros (operadores: =, <, >, LIKE, AND, OR, NOT).
Campos calculados: crean información nueva a partir de campos existentes mediante expresiones.

Formularios: interfaz de entrada de datos

Función: facilitan la introducción, visualización y edición de datos de forma amigable.
Controles: elementos del formulario (cuadros de texto, listas desplegables, botones de comando, casillas de verificación).
Validación: reglas que aseguran la integridad de datos antes de guardar.
Subformularios: formularios anidados para mostrar datos relacionados.

Informes: presentación y análisis de resultados

Definición: documentos formateados que presentan datos de forma estructurada, listos para imprimir o exportar.
Secciones: encabezado, detalle, pie de página, agrupaciones.
Funciones de resumen: suma, promedio, recuento, máximo, mínimo.
Uso administrativo: generación de reportes, estadísticas y documentos oficiales.

Relaciones: vinculación entre tablas

Relación uno a muchos: un registro de la tabla principal se relaciona con varios de la secundaria.
Integridad referencial: garantiza que no existan referencias a registros eliminados.
Clave externa: campo que referencia la clave principal de otra tabla.

Importación, vinculación y exportación de datos

Importación: copia datos desde archivos externos (Excel, CSV, texto) a Access.
Vinculación: conecta datos externos sin copiarlos; mantiene sincronización.
Exportación: envía datos de Access a otros formatos (Excel, PDF, texto, SharePoint).
Formatos comunes: Excel, CSV, XML, PDF, texto delimitado.

Test de Bases de datos: Access 365. Principales funciones y utilidades. Tablas. Consultas. Formularios. Informes. Relaciones. Importación, vinculación y exportación de datos. — Administrativo del Estado (C1)