Outlook 365 es la herramienta de correo electrónico corporativo más utilizada en la Administración Pública española. Su dominio es fundamental para la gestión eficiente de la comunicación administrativa y la organización del trabajo diario.

Conceptos elementales y acceso

Outlook 365: aplicación de correo electrónico integrada en Microsoft 365, basada en la nube.
Acceso: mediante credenciales corporativas (usuario y contraseña) a través de navegador web o cliente de escritorio.
Sincronización: los mensajes se sincronizan automáticamente entre dispositivos.
Interfaz web vs. cliente: ambas ofrecen funcionalidades similares; la web no requiere instalación.

Entorno de trabajo

Panel de navegación izquierdo: acceso a Bandeja de entrada, Enviados, Borradores, Elementos eliminados, Spam y carpetas personalizadas.
Panel central: lista de mensajes con remitente, asunto, fecha y vista previa.
Panel de lectura derecho: visualización completa del mensaje seleccionado.
Barra de herramientas superior: opciones de nuevo mensaje, responder, reenviar, eliminar, marcar como spam, etc.
Búsqueda: buscador integrado para localizar mensajes por remitente, asunto o contenido.

Envío, recepción y respuesta de mensajes

Nuevo mensaje: hacer clic en "Nuevo correo" → rellenar campos (Para, CC, CCO, Asunto, Cuerpo).
Enviar: botón "Enviar" (Ctrl+Intro en cliente de escritorio).
Recibir: los mensajes llegan automáticamente a la Bandeja de entrada.
Responder: seleccionar mensaje → "Responder" (solo remitente) o "Responder a todos" (remitente + destinatarios).
Reenviar: "Reenviar" permite enviar un mensaje a nuevos destinatarios sin modificar el original.
Campos CC y CCO: CC (copia de carbón, visible para todos) y CCO (copia oculta, invisible para otros destinatarios).

Creación de mensajes

Formato de texto: opción de texto enriquecido (negrita, cursiva, subrayado, listas, tablas).
Adjuntos: insertar archivos mediante "Adjuntar archivo" (máximo depende de la política corporativa).
Importancia y seguimiento: marcar mensajes como "Alto", "Normal" o "Bajo"; solicitar confirmación de lectura.
Plantillas: crear y guardar plantillas de mensajes frecuentes.

Reglas de mensaje

Definición: automatizaciones que aplican acciones a los mensajes según criterios predefinidos.
Acciones comunes: mover a carpeta, marcar como leído, eliminar, reenviar automáticamente, cambiar categoría.
Criterios: remitente, asunto, palabras clave, destinatarios.
Gestión: acceso desde Configuración → Reglas de bandeja de entrada.

Libreta de direcciones

Contactos: almacenar información de remitentes frecuentes (nombre, correo, teléfono, empresa).
Grupos de distribución: crear listas de correo para enviar a múltiples destinatarios simultáneamente.
Sincronización: los contactos se sincronizan con otros servicios de Microsoft 365.
Importación/Exportación: posibilidad de importar contactos desde archivos CSV o exportar la libreta.