Excel es la herramienta de hoja de cálculo más utilizada en la administración pública para gestionar datos, realizar cálculos y generar informes. Dominar sus funciones básicas e intermedias es esencial para el desempeño de un Auxiliar Administrativo en el Ayuntamiento de Madrid.

Conceptos fundamentales de Excel

Hoja de cálculo: documento compuesto por celdas organizadas en filas (números) y columnas (letras).
Celda: unidad básica donde se introducen datos, fórmulas o funciones; se identifica por coordenadas (ej: A1, B5).
Rango: conjunto de celdas contiguas seleccionadas para operaciones conjuntas.
Libro: archivo que contiene una o varias hojas de cálculo.

Entrada y edición de datos

Tipos de datos: números, texto, fechas, valores lógicos (verdadero/falso).
Formato de celdas: permite cambiar apariencia (fuente, color, alineación, número de decimales).
Validación de datos: restringe el tipo de información que se puede introducir en una celda.
Copiar, cortar y pegar: operaciones básicas para duplicar o mover contenido.

Fórmulas y funciones esenciales

Fórmula: expresión que comienza con "=" y realiza cálculos (ej: =A1+B1).
Funciones más utilizadas: SUMA(), PROMEDIO(), CONTAR(), MAX(), MIN(), SI().
Referencias: absolutas ($A$1), relativas (A1) y mixtas ($A1 o A$1).
Orden de operaciones: paréntesis, exponentes, multiplicación/división, suma/resta.

Funciones condicionales y búsqueda

SI(): evalúa una condición y devuelve un valor u otro según el resultado.
BUSCARV(): busca un valor en la primera columna de una tabla y devuelve un valor de otra columna.
CONTAR.SI(): cuenta celdas que cumplen un criterio específico.
Anidamiento: combinar varias funciones para operaciones complejas.

Gráficos y visualización

Tipos principales: columnas, barras, líneas, circulares, áreas.
Creación: seleccionar datos → Insertar → Gráfico.
Elementos: título, leyenda, etiquetas de datos, ejes.
Uso en administración: presentación de datos estadísticos y comparativos.

Ordenación, filtrado y tablas dinámicas

Ordenación: ascendente o descendente por una o varias columnas.
Filtro automático: muestra solo filas que cumplen criterios específicos.
Tabla dinámica: resume y analiza grandes volúmenes de datos de forma interactiva.
Aplicaciones administrativas: análisis de presupuestos, registros de personal, estadísticas.

Impresión y exportación

Configuración de página: márgenes, orientación (vertical/horizontal), tamaño de papel.
Vista previa: comprueba cómo se verá el documento antes de imprimir.
Área de impresión: selecciona qué parte de la hoja se imprime.
Exportación: guardar en formatos PDF, CSV u otros compatibles con sistemas administrativos.

Test de Ofimática (II): Programa de hoja de cálculo "Microsoft Office 365: Excel". — Auxiliar Administrativo — Ayuntamiento de Madrid